Aan de slag met Yellowfin’s meest geliefde functie – Present
Wat is het probleem met traditionele presentatiesoftware?
Maar er is een grote tekortkoming die deze tools kunnen hebben. Data is vaak "bevroren" in de tijd. Tegen de tijd dat u uw HDMI-kabel in de tv op kantoor steekt, zijn er 15 nieuwe bestellingen binnengekomen, zijn de voorraadniveaus veranderd en is het zorgvuldig opgebouwde verhaal dat u had voorbereid om statistieken en trends te illustreren, nu mogelijk verouderd en, in het ergste geval, onnauwkeurig. Een van de redenen waarom we Yellowfin Present hebben gebouwd, was om klanten een manier te bieden om hun bevindingen in realtime te tonen, zodat iedereen in het bedrijf een up-to-date, vooruitziende blik heeft op hoe het bedrijf presteert en wat de volgende stappen zijn.
Tegen de tijd dat de vergadering begint, bent u alweer achterhaald en neemt u mogelijk beslissingen die vanaf het moment dat u ze presenteert verouderd zijn.
Dit geldt zelfs als u data heeft ingesloten in de slides van uw presentatiesoftware; dit zijn meestal momentopnamen die worden vernieuwd wanneer u de presentatie opent, en ze worden vaak niet of kunnen niet worden bijgewerkt door de mensen met wie u het presentatiebestand deelt, tenzij zij ook directe toegang krijgen tot de onderliggende data.
Dat is een potentieel veiligheidsrisico en brengt mogelijk zelfs uw verplichtingen in gevaar om bepaalde soorten PII (persoonlijk identificeerbare informatie) en privémateriaal te beschermen.
Waarom is Yellowfin Present beter dan het gebruik van traditionele presentatiesoftware?
Het tweede probleem met traditionele presentatiesoftware is dat elke presentatie statisch is. Iemand vraagt u: "Wat als we vorige week uitsluiten?" en u kunt daar geen antwoord op geven. Ingesloten tabellen en grafieken hebben hun grenzen. Ze 'leven' niet en zitten vrijwel altijd vast aan een bepaalde grafiekstijl of grafische weergave.
Wanneer u presenteert met Yellowfin, heeft u de mogelijkheid om met één enkele klik in te zoomen (drill-down), te vergelijken en zaken te verklaren - en met nog een klik net zo eenvoudig de grafiek of infographic van de ene stijl naar de andere te veranderen. Uw presentatiedeck leeft en stelt u oprecht in staat om meer te doen.
Bovendien zijn de grafieken interactief met drill-downs en tools om uw selecties te verfijnen, en het allerbelangrijkste: ze synchroniseren in realtime naarmate de onderliggende data verandert. Daarnaast zijn deze tools intelligent, zodat u ze kunt vragen een resultaat te verklaren of te vergelijken met andere criteria en bronnen.
Wat kunt u doen in Yellowfin Present?
Met Yellowfin Present kunt u alles doen wat u van PowerPoint mag verwachten, maar u gaat nog veel verder door de unieke, hierboven beschreven mogelijkheden te gebruiken.
U kunt natuurlijk tekst, afbeeldingen en video's toevoegen, maar nog belangrijker is dat u live, bewerkbare rapporten kunt toevoegen aan een vrij op te maken (free form) canvas. U kunt deze rapporten maken bovenop wat we Views (weergaven) noemen, wat in wezen de laag is tussen uw database en Yellowfin.
Daarnaast kunt u, om een rapport te maken, ofwel de handmatige rapportbouwer gebruiken, waarbij u uw variabelen naar rijen en kolommen sleept (drag and drop)...
...of Yellowfin een vraag stellen zoals "Toon mij de maandelijkse omzet per kanaal" en het rapport automatisch door Yellowfin voor u laten bouwen.
Klik vanaf hier simpelweg op de plus-knop en voeg het rapport toe aan uw presentatie.
Hoe kan ik mijn presentaties verbeteren met de Yellowfin Story-functie?
Terug naar de Present-editor: laten we een landenfilter toevoegen aan het rapport dat we hebben gebouwd, voor het geval we alleen gasten uit Polen willen zien.
We kunnen zien dat gasten uit Polen er de voorkeur aan geven om direct te reserveren in plaats van te vertrouwen op een online reisbureau.
Nog iets handigs wat u kunt doen, is een Story (verhaal) koppelen binnen uw presentatie. Dit geeft uw team de mogelijkheid om dieper in specifieke gebieden van uw analyse te duiken.
Door een Story te schrijven, kunt u uw verhaal uitbreiden en, in tegenstelling tot Present, een meer blogachtige opmaak volgen die beter geschikt is om te lezen dan om te presenteren.
Laatste gedachten over waarom Yellowfin de beste keuze is voor zakelijke presentaties
De tijd van statische, verouderde presentaties ligt achter ons. In een wereld waar data per minuut verandert, zouden uw presentaties dat ook moeten doen.
Yellowfin Present geeft u het vertrouwen om elke vergadering binnen te stappen in de wetenschap dat uw inzichten actueel zijn, uw data nauwkeurig is en u klaar bent om direct (on the fly) vragen te beantwoorden, in plaats van te moeten zoeken naar een verklaring waarom uw cijfers niet meer overeenkomen met de realiteit.
Of u nu presenteert aan leidinggevenden, klanten of uw team, de mogelijkheid om te communiceren met live data zorgt er niet alleen voor dat u goed voor de dag komt, het helpt iedereen ook om sneller en met meer vertrouwen beslissingen te nemen op basis van nauwkeurige en actuele feiten.
Wilt u gratis uw presentatie bouwen met Yellowfin? Meld u aan voor de Yellowfin playground en verken de presentatie-editor.
Of, als u klaar bent om met uw eigen data te werken, regelen we proeftoegang (trial access) voor u, zodat u Yellowfin een volle maand in alle rust kunt verkennen.
1: Robert Gaskins, Sweating Bullets: Notes about Inventing PowerPoint, San Francisco and London: Vinland Books, 2012, pp. 163-165